Чи часто ви стикались із ситуацією, коли кількість проєктів перевищує ваші можливості, і розпочавши одне завдання, дедлайн іншого вже минув? Якщо ваша відповідь “так”, варто розглянути можливість впровадження методів тайм-менеджменту у свій робочий процес. Існує чимало технік організації робочого процесу, тому ви обов'язково знайдете оптимальний для себе спосіб.
Відсутність комплексного підходу до організації роботи часто спричиняє затримки й погіршення якості проєктів. Це може призвести до зростання витрат на понаднормові години, а інколи й до втрати клієнтів. Вміння правильно розставляти пріоритети важливе, адже воно підвищує загальну ефективність команди та дозволяє набути конкурентних переваг.
Що таке тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — це система методів управління часом, що сприяють організації ефективного робочого процесу. Технології тайм-менеджменту дозволяють правильно розподіляти час між завданнями й особистими потребами. Завдяки цьому зростає рівень ефективності команди, покращується якість роботи, а таски виконуються в межах дедлайнів.
Згідно з даними Jobera, 70% працівників, які не використовують жодного методу тайм-менеджменту, не мають контролю над своїм робочим процесом. Це велика частина співробітників, низька ефективність яких може призвести до значних фінансових втрат для компанії. Приділивши лише десять хвилин плануванню робочого дня, ви можете заощадити до двох годин, які зазвичай витрачаються на неефективні задачі.
Розгляньмо інші переваги правильного управління часом:
- Ефективне досягнення бізнес-цілей;
- Легкий розподіл завдань за пріоритетами;
- Розвиток навичок делегування;
- Підвищення концентрації та продуктивності працівників;
- Запобігання прокрастинації й вигоранню;
- Зменшення перевантаження;
- Покращення самодисципліни;
- Збільшення часу на відпочинок і саморозвиток.
Основні навички тайм-менеджменту
Ефективне планування дня й організація завдань значно підвищують загальну продуктивність. Однак, щоб цього досягти, необхідно опанувати ключові навички тайм-менеджменту, серед яких:
- Постановка цілей і завдань. Визначення головної мети проєкту допомагає встановити пріоритети й правильно розподілити обов’язки серед членів команди. Переконайтесь, що строки виконання відповідають складності проєкту, а всі завдання рівномірно розподілені між працівниками.
- Розбиття на етапи. Розподіліть свою роботу на етапи й визначте час, який може знадобитись для виконання кожного з них. Завдяки чітко складеному переліку завдань вам не доведеться гадати, з чого почати, а встановлені дедлайни допоможуть розвинути самоорганізацію.
- Завчасне планування. Виділіть 10-15 хвилин плануванню свого дня. Визначте, які завдання є більш пріоритетними й потребують першочергового виконання. Пам’ятайте про відпочинок і особисті потреби, для яких теж треба виділити час.
- Визначення пріоритетів. Спочатку виконуйте важливіші завдання, а потім переходьте до тих, що мають нижчий пріоритет. Уникайте спроб виконати кілька завдань одночасно, оскільки недостатня концентрація може знизити їхню якість.
- Встановлення дедлайнів. Терміни виконання завдання дозволяють правильно організувати роботу. Використовуйте календар або іншу додаткову програму для відстеження часу виконання кожного етапу.
- Делегування обов’язків. Розподіляйте завдання серед членів команди відповідно до їхньої спеціалізації. Якщо програміст створюватиме контент, це не дасть бажаного результату, як у випадку зі спеціалістом.
- Мінімізація відволікань. Створіть комфортне робоче середовище, де вам не заважатимуть зовнішні фактори. Знайдіть зручну позу, увімкніть комфортну музику та встановіть беззвучний режим на телефоні — це дозволить повністю зосередитись на важливих справах.
- Уникання багатозадачності. Рівномірний розподіл завдань дає змогу уникнути перевантаження співробітників понаднормовими обов’язками.
Набувши цих навичок, ви зможете оптимізувати процес виконання проєктів, уникнути хаосу й грамотно розподілити обов’язки серед команди.
Які існують методи тайм-менеджменту?
Існує багато методів управління часом, тому кожен може знайти підхід, який повністю задовольнить його потреби. Виберіть одну техніку, проаналізуйте її ефективність, а через деякий час спробуйте іншу для порівняння результатів. Такий підхід допоможе підібрати варіант, який найкраще відповідатиме вашій роботі чи бізнесу.
Ми зібрали підбірку популярних методик з різними підходами до організації часу. Розгляньмо особливості кожної з них:
Pomodoro: система 25 хвилин
Цю техніку розробив Франческо Чірілло, шукаючи ефективний спосіб концентрації на навчанні. Він брав кухонний таймер у формі помідора й засікав 25 хвилин під час яких активно працював. Після цього Франческо виділяв 5 хвилин на відпочинок і розпочинав цикл заново.
Після чотирьох таких циклів потрібно зробити повноцінну 30 хвилинну перерву та перезавантажити свій мозок. Головне — дотримуватися чітких часових рамок, щоб методика залишалася дієвою й не втрачала ефективності.
Техніка Pomodoro стала широко розповсюдженою завдяки своїй здатності покращувати концентрацію та запобігати перевтомі. Щоб не використовувати ручний таймер, можна скористатись спеціальними додатками, які автоматично відстежують цикл. Приклад додатка, який працює за цим принципом є Pomtify:
90/30
Метод тайм-менеджменту, що нагадує техніку Pomodoro. У цьому способі потрібно виділити 90 хвилин для продуктивної праці, а потім 30 хвилин активному відпочинку, після чого цикл повторюється. Якщо вам складно безперервно працювати півтори години, спробуйте змінити інтервали на 52 хвилини роботи та 17 хвилин перерви.
У перших циклах важливо приділяти увагу найпріоритетнішим задачам, поступово переходячи до простіших. Визначити пріоритетність завдань допоможе матриця Ейзенхауера, описана нижче.
Матриця Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера — техніка розподілу задач за їх важливістю й терміновістю. Цей метод тайм-менеджменту винайшов Дуайт Ейзенхауер, 34-й президент США. Сенс техніки полягає у розділенні завдань на такі чотири категорії:
- Важливо-термінове: справа, що потребує першочергового виконання через високий пріоритет і обмежені строки.
- Важливо-не термінове: задача, яка не має часового обмеження, однак неодмінно важлива для досягнення ваших цілей. Таку роботу можна відкласти, щоб виконати після справи з першої категорії.
- Неважливо-термінове: категорія справ, що не мають значного впливу, але потребують швидкого рішення. Якщо ви маєте важливіші таски, такі завдання варто делегувати іншим членам команди.
- Неважливо-не термінове: дії, що не несуть жодної користі. Не варто марнувати час виконуючи подібні завдання, краще видалити їх зі свого To-Do листу, зосередившись на пріоритетних задачах.
Приклад. Уявімо, що ваша компанія отримала нового клієнта. Співпраця почнеться через два дні, і клієнту потрібно надати доступ до системи. Оскільки термін виконання дозволяє зачекати, цю задачу варто віднести до категорії “важливо-не термінове”.
Метод “поїдання жаби”
Підприємець Брайан Трейсі запровадив метод тайм-менеджменту, що передбачає виконання найнеприємнішого завдання на початку дня. Ідея полягає в тому, що, відкладаючи таку справу, людина перебуває під постійним тиском і очікуванням її виконання, навіть якщо завдання займає лише 15 хвилин. Натомість ви “з'їдаєте жабу” зранку і решта завдань виконується швидко й продуктивно.
GTD: довести справу до кінця
Getting Things Done (GTD) — метод Девіда Аллена, що полягає в доведенні всіх справ до логічного завершення. У ньому вам потрібно зібрати кілька завдань, визначити їхню важливість та встановити терміни виконання за допомогою наступної схеми:
- Складіть список справ. Використовуйте зручне для вас місце, це може бути текстовий документ, мобільний додаток чи звичайний блокнот. Зібрана інформація буде вихідною для таблиці GTD.
- Розподіліть завдання за категоріями. Наприклад, домашні обов’язки, робота, розвиток, соціальні активності тощо.
- Визначте подальші дії для кожного завдання:
- Якщо ви не можете ніяк посприяти вирішенню цієї справи, просто видаліть її зі свого планувальника. Якщо ці знання є корисними, збережіть їх в нотатки для майбутнього використання.
- Далі потрібно встановити пріоритетність справи. Якщо вона важлива, але складається з багатьох етапів — створіть проєкт, який перейде в розробку коли стане зрозуміло, що робити спочатку. Якщо завдання пріоритетне і його можна виконати зараз — переходьте до конкретних дій.
- Справи, які займають менше ніж 2 хвилини, робіть одразу. Решту заплануйте в календарі або делегуйте іншим особам.
Метод має більшу ефективність, якщо дотримуватись його основних принципів:
- Всі задачі повинні виконуватись почергово: поки попередня справа не завершена, інша не розпочинається.
- Потрібно записувати кожну справу, незалежно від її обсягу чи важливості.
- У записах важлива конкретика, не створюйте занадто абстрактні формулювання.
- Зберігайте інформацію в зручному та завжди доступному місці.
- Плануйте важливі справи заздалегідь, щоб завчасно продумати кожен крок.
- Регулярно переглядайте свій список, щоб позбутись неактуальної інформації.
Метод тимчасових блоків
Технологія тайм-менеджменту, яка допомагає оптимізувати час виконання завдань. Її суть полягає у плануванні чіткого проміжку часу для кожної справи. Наприклад, з 12:00 до 13:00 — обробка клієнтських заявок, а з 15:00 до 16:00 — час для саморозвитку. Такий розклад допомагає зосередитися на виконанні конкретної задачі у виділений для неї період часу. Так ви знатимете, що потрібно робити в певний момент, і зможете не перейматись про нестачу часу на виконання важливих справ.
За допомогою цієї техніки можна створювати не лише щоденні, а й щотижневі плани. Наприклад, у середу приділити час зустрічам із партнерами, а у четвер — розробці технічних інструкцій.
Канбан
Японська методика ефективного тайм-менеджменту, що набула популярності завдяки компанії Toyota. Спершу вона використовувалась лише великими компаніями, адже створювалась для командної роботи, проте Канбан виявився корисним і в особистому плануванні. Основний принцип полягає у візуалізації робочих задач, розподілених на три групи:
- Заплановано;
- В процесі виконання;
- Завершено.
Ви можете розмістити свої завдання на дошці за допомогою стікерів, записати в зошит або візуалізувати в будь-якому додатку, який дозволяє створення таблиць. Такий метод забезпечує чітке розуміння обсягу справ, адже ви відразу бачите, які завдання потрібно виконати, а які знаходяться в розробці.
Дошка повністю адаптується до особистих потреб. Наприклад, можна розмістити більше стовпчиків, змінити їхні назви або ж додати окремий стовпчик для конкретного проєкту, додаючи в нього відповідні завдання.
Канбан активно використовується у CRM-системах для відстеження процесу виконання проєктів. Кожна картка представляє окремий таск з короткою інформацією: назвою, виконавцем, пріоритетом та статусом. Така структура дозволяє контролювати процес виконання завдань в режимі реального часу та оперативно реагувати на порушення термінів.
Метод “1-3-5”
Цей метод передбачає виконання дев’яти завдань із різним рівнем складності: одне важке, три середніх та п’ять простих. Якщо ви відчуваєте втому від однієї справи, можна перейти до простішого завдання. Така кількість та порядок завдань виконується легко, дозволяючи не відчувати втому в кінці робочого дня.
Ця техніка тайм-менеджменту допомагає побудувати чітку ієрархію справ, яка робить день максимально продуктивним. Метод можна легко адаптувати під свої потреби, змінивши кількість завдань з формату “1-3-5” на “1-2-7”.
Принцип трьох справ
Техніка розроблена письменником Крісом Бейлі, має схожий принцип з методом “1-3-5”. Основна ідея — виконати три найважливіші завдання протягом дня. У цьому підході потрібно не відволікатись на інші завдання, навіть якщо вони виглядають легкими.
Метод трьох справ допомагає зосередитись на ключових задачах, замість того, щоб хапатися за все підряд.
Цей метод найкраще підходить людям, які вже володіють навичками самоорганізації та вміють планувати свій день. Він також стане в пригоді, якщо ви часто не можете зосередитись на головній меті, відволікаючись на рутинні чи не термінові справи.
Метод 80/20
Цей принцип тайм-менеджменту розробив економіст Вільфредо Парето. Він передбачає, що 20% зусиль дають 80% результату. Тобто, потрібно приділити 20% часу виконанню пріоритетних завдань, а решту 80% залишити менш важливим справам.
Щоб встигнути виконати всі менш пріоритетні завдання, визначте: чи можна їх делегувати, чи принесуть вони користь, або ж краще від них відмовитись. Рекомендується повністю зосередити увагу виконанню основного завдання, не відволікаючись на сторонні фактори.
CRM-система як метод тайм-менеджменту
CRM-система — це не лише інструмент для управління взаєминами з клієнтами, а й ефективний метод тайм-менеджменту. Завдяки цьому програмному забезпеченню можна призначати завдання, встановлювати дедлайни, контролювати виконання та визначати пріоритети. Інтеграція з іншими сервісами, такими як месенджери, платіжні системи, служби доставки, телефонія та маркетплейси, дозволяє співробітникам ефективно розподіляти обов'язки та уникати хаосу в графіку.
CRM для бізнесу пропонує низку інструментів автоматизації процесів, серед яких автоматична обробка заявок, формування звітів, управління маркетинговими кампаніями, збір клієнтської бази та інше. Приділяйте увагу більш пріоритетним задачам, дозволивши системі виконувати всю рутину за вас.
Висновки
Використовуючи методи тайм-менеджменту, ви зможете ефективно розподіляти час між робочими тасками та особистими потребами. Пам’ятайте, що основи тайм-менеджменту полягають у правильному балансі між роботою та відпочинком, а не на перенавантаженому завданнями календарі.
Існує чимало технік управління часом, від розподілу завдань за їх пріоритетами до використання спеціалізованого програмного забезпечення для бізнесу. Обирайте свій спосіб оптимізації часу, і впроваджуйте його у свій робочий процес. Гарантуємо, що правильний підхід до тайм-менеджменту дасть швидкі результати!
Корисні ресурси
Для того, щоб навчитися ефективно керувати своїм часом, можете скористатись такими додатковими ресурсами:
- Chernyak Blog — український науково-популярний блог, присвячений темі саморозвитку.
- Todoist — додаток для управління завданнями: присвоєння пріоритетів, встановлення дедлайнів, налаштування сповіщень тощо.
- Джефф Сазерленд, “Scrum. Навчись робити вдвічі більше за менший час”.
- Forest — додаток для телефону, який за допомогою гейміфікації допомагає зосередитись на завданнях.
- Олівер Беркмен, “4000 тижнів. Тайм-менеджмент для смертних”.
- Trello — платформа для управління проєктами, що дозволяє присвоювати пріоритети та розміщувати завдання на дошці.
